Công tác kiểm kê và bảo quản hiện vật là một trong những công tác trọng tâm của bảo tàng. Bảo tàng Thành phố Hồ Chí Minh hiện đang lưu giữ và bảo quản 45.666 hiện vật, chia thành 133 bộ sưu tập theo chuyên đề, trong đó có 14 bộ sưu tập quý hiếm với nhiều chất liệu khác nhau như: gốm sứ, đất nung, kim loại, đồ mộc, giấy vải, nhựa, xương sừng, ngà… thuộc nhiều thời kỳ lịch sử khác nhau, đáp ứng phần lớn nhu cầu nghiên cứu khoa học và phục vụ cho công tác trưng bày.
Các bộ sưu tập quý hiếm:
– Cờ
– Văn bản hành chánh
– Radio, máy ảnh
– Đồ gỗ
– Tượng thờ dân gian
– Hiện vật liên quan đến các nhân vật lịch sử
– Vũ khí
– Ký họa kháng chiến
– Tiền kẽm Đàng Trong thế kỷ XVIII
– Thoi bạc (từ giữa TK XVIII – giữa TK XX)
– Tiền thưởng – Tiền mệnh giá lớn (từ giữa TK XVIII – giữa TK XX)
– Tiền kim loại Đông Dương
– Khuôn in tiền giấy VNDCCH
– Ban Tài chính Trung ương cục miền Nam
Hiện vật của Bảo tàng Thành phố Hồ Chí Minh có xuất xứ từ nguồn khác nhau: một phần vốn có của Dinh Gia Long; một phần do cộng tác viên và người dân hiến tặng; một phần do các cơ quan Công an, Hải quan chuyển giao; một phần khác được mua lại của một số nhà sưu tập. Đặc biệt trong những năm gần đây, được sự quan tâm và đồng ý của Ủy Ban Nhân dân Thành Phố Hồ Chí Minh và Ban Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bảo tàng Thành phố cũng đã sưu tầm được một số lượng lớn hiện vật có giá trị về mặt lịch sử, văn hóa trong đó có những bộ sưu tập quý hiếm.
Sưu tập hiện vật tiền kim loại phong kiến:
– Bộ sưu tập tiền thưởng, thoi bạc, tiền có mệnh giá lớn: dưới chế độ quân chủ chuyên chế trải dài hơn 3 thế kỷ, từ triều Lê Cảnh Hưng (1740 – 1786); Tây Sơn (Cảnh Thịnh 1793 – 1802); cho đến triều Nguyễn (1802 – 1819), Minh Mạng (1820 – 1840), Thiệu trị (1841 – 1847), Tự Đức (1848 – 1884), Thành Thái (1889 – 1907), Khải Định (1916 – 1925), Bảo Đại (1926 – 1945). Với hơn 200 hiện vật là những hiện vật gốc, chất lượng rất tốt.
– Sưu tập tiền kẽm đàng trong: có niên đại từ thế kỷ XVII đến thế kỷ XIX. Đây là bộ sưu tập tiền kẽm Đàng Trong trải dài hơn 3 thế kỷ, từ thời Chúa Nguyễn có niên đại từ thế kỷ XVII, thời Tây Sơn (nữa cuối thế kỷ XVIII), đến triều Nguyễn thế kỷ XIX, và một số hiệu tiền Trung Quốc được đúc ở Đàng Trong. Đây là bộ sưu tập tương đối đầy đủ, chất lượng tiền còn rất tốt, đặc biệt đây là những hiện vật gốc, đã qua sử dụng liên quan đến trao đổi giao thương kinh tế Sài Gòn – Gia Định – Nam bộ xưa, đồng thời góp phần phản ánh kỹ thuật đúc tiền, sự phát triển kinh tế hàng hóa từ thế kỷ XVII cho đế nửa cuối thế kỷ XIX. Bộ sưu tập có giá trị về mặt văn hóa, lịch sử phát triển tiền tệ Việt Nam nói chung và tiền tệ Sài Gòn – Gia Định – Nam bộ nói riêng.
Nhưng độc đáo và không thể không nhắc đến là bộ sưu tập thoi bạc đã được sử sách triều Nguyễn ghi lại khá rõ nét.
Sưu tập ấn (con dấu): Ngoài ấn đồng “Tả Quân chi ấn” của Tổng trấn thành Gia Định – Tả quân Lê Văn Duyệt được sưu tầm từ năm 2001, Bảo tàng Thành phố Hồ Chí Minh vừa mới sưu tầm được một số con dấu chất liệu đồng và ngà. Bộ sưu tập ấn thời phong kiến có niên đại từ thế kỷ XV đến đầu thế kỷ XX, cụ thể là từ cuối nhà Hồ (1407), Lê Sơ (1428 – 1527) đến thời Tây Sơn (1778 – 1802) và triều Nguyễn (1802 – 1945), có nhiều hiện vật gắn liền với các giai đoạn quan trọng trong lịch sử Việt Nam từ thời Lê (Lê Thánh Tông) đến thời Tây Sơn Nguyễn Huệ, gắn liền với chiến tích hòa hùng Rạch Gầm – Xoài mút (1785), chiến thắng Ngọc Hồi – Đống Đa năm Kỷ Dậu (1789), gắn với những nhân vật liên quan đến lịch sử vùng đất Sài Gòn – Gia Định: Trần Văn Năng, Lê Tuấn… là những hiện vật đặc biệt quý hiếm. Bộ sưu tập con dấu này giúp các nhà sử học, nhà khảo cổ học và nhà nghiên cứu Hán Nôn có thêm tư liệu từ những hiện vật thật, góp phần khẳng định những tư liệu lịch sử đã công bố, đồng thời bổ sung những tư liệu lịch sử còn khiếm khuyết về địa danh, tổ chức hành chánh, quân đội, chức quan,… trong gia đoạn từ thế kỷ XV cho đến thế kỷ XIX.
Sưu tập văn bản hành chánh xưa: gồm hàng trăm hiện vật là các loại văn bản hành chánh. Đây là những hiện vật gốc, trong đó có những văn bản Hán – Nôm có đóng dấu của Vua, Quan dưới thời các Chúa Nguyễn, triều Nguyễn, là những tài liệu khá độc đáo và quý hiếm, nó đánh dấu một giai đoạn hình thành và phát triển của vùng đất Nam bộ; có liên quan đến lịch sử nhân vật ở vùng đất Sài Gòn – Gia Định (ví du: về nhân vật Trần Văn Thành, người ở thôn Tân Thành, tổng Tân Long, huyện Tân Bình, phủ Gia định làm quan dưới thời Chúa Nguyễn và triều Nguyễn). Những tài liệu này cũng góp phần vào việc nghiên cứu địa lý hành chánh Gia Định, nghiên cứu về phẩm trật, chức tước quan lại; thể thức, quy chế đóng ấn triện thời các chúa Nguyễn và triều Nguyễn. Ngoài ra còn có những văn bản Hán – Nôm, Pháp và Việt trong giai đoạn cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX là tập hợp tài liệu phản ánh nhiều khía cạnh trong đời sống xã hội ở Sài Gòn – Gia Định nói riêng và vùng đất Nam bộ nói chung: hôn nhân (giấy mời đám cưới, hôn thú, giấy ly hôn), gia đình (khai sinh, khai tử, di chúc, giấy cho con ở đợ), giáo dục (đơn đăng ký danh sách thực tập sinh, giấy cấp bằng sơ học, văn bằng sơ học), thương mại (giao ước nhượng quyền vận tải lúa, đấu thầu xây dựng, địa chính (bản đồ, sơ đồ đất, bằng khoán), xây dựng cơ sở hạ tầng (cầu, đường, nhà đèn), giao dịch dân sự (bán nhà, đất, ruộng, cho thuê đất, mượn nợ, báo thuế đất, quyết định nộp phạt, chứng nhận cư trú, căn cước)… Những tài liệu này góp phần tái hiện lại một phần đời sống xã hội ở vùng đất Sài Gòn – Gia định và Nam bộ dưới thời Pháp thuộc cho đến năm đầu trước giải phóng.
Sưu tập tài liệu, văn bản, sách kháng chiến: Thuộc giai đoạn kháng chiến chống Pháp, Mỹ cho đến những năm đầu giải phóng miền Nam (từ năm 1945 đến năm 1978), trong đó có nhóm hiện vật Tiền Phong… bao gồm sách, báo, nội san, truyền đơn, thư, thiệp, giấy chứng nhận, hình ảnh… Trong bộ sưu tập này, có những tư liệu như: sách Hiến Pháp nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa do Ban Tuyên truyền tỉnh Gia Định phát hành năm 1946, sách “Le procè de la Coloníation Francaise” (bản án chế độ thực dân), tác giả Nguyễn Ái Quốc, Hà Nội Việt Nam Quốc gia Ấn thư cục in năm 1946, hay những quyển sách ngụy trang, truyền đơn của Thanh niên Tiền Phong… là những tài liệu gốc quý, hiếm đối với việc nghiên cứu lịch sử Việt Nam nói chung và lịch sử vùng đất Sài Gòn – Gia Định nói riêng trong những ngày đầu giải phóng dưới chế độ quân quản. Trong bộ sưu tập này không thể không nhắc đến là sưu tập tài liệu của Ban Tài chính Trung ương cục miền Nam.
Sưu tập hiện vật gốm: Vùng đất Sài Gòn – Thành phố Hồ Chí Minh là nơi có nghề gốm hình thành và phát triển đồng thời cùng với quá trình khai phá vùng đất mới Nam bộ từ thế kỷ XVII đến thế kỷ XVIII. Nhằm giữ gìn và bảo tồn những di sản gắn liền với vùng đất Nam bộ này, Bảo tàng Thành phố cũng đã sưu tầm và gìn giữ một số lượng lớn những hiện vật của gốm Sài Gòn, gốm Lái Thiêu, Biên hòa… Trong bộ sưu tập hiện vật gốm tiêu biểu là bộ sưu tập tượng thờ dân gian bằng gốm có giá trị về mặt lịch sử, văn hóa, tín ngưỡng của người Việt trên vùng đất Sài Gòn – Thành phố Hồ Chí minh nói riêng và vùng đất Nam bộ nói chung… Đặc biệt phải nhắc đến đó là quần thể tiếu tượng được trang trí trên nóc của một ngôi chùa nằm trên đường Trần Văn Kiểu, Thành phố Hồ Chí Minh. Đây là những sản phẩm gốm phục vụ cho kiến trúc tín ngưỡng ở các Miếu, Hội Quán của người Hoa tại Thành phố Hồ Chí Minh, khá đa dạng và độc đáo; nghệ thuật và kỹ thuật thể hiện nét riêng của dòng gốm Hoa Việt ở Sài Gòn – Chợ Lớn những thập niên cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX. Bộ sưu tập này góp phần vào việc nghiên cứu nghề gốm ở Sài Gòn xưa cũng như sắc thái văn hóa tín ngưỡng của cư dân người Hoa trong quá trình cộng cư và giao lưu văn hóa trên vùng đất phương Nam.
Sưu tập hiện vật khảo cổ: được phát hiện qua khảo sát, khai quật các di tích khảo cổ học như: Di chỉ Bến Đò (niên đại từ 3000-2500 cách ngày nay). Di chỉ Phú Hòa, Di chỉ khảo cổ Giồng Cá Vồ (niên đại 2500 cách ngày nay) Di chỉ Rỏng Bàng (niên đại 3000-2500 cách ngày nay), di tích Hội Sơn (niên đại từ 3000-2500 cách ngày nay), Di chỉ Giồng Am, Di chỉ Giồng Cá Trăng, Di chỉ Giồng Phệt (niên đại 2.100 năm cách ngày nay), lò gốm Hưng Lợi, hiện vật của một số ngôi mộ cổ và di tích khác trên địa bàn thành phố. Một số hiện vật nổi bật của một sưu tập này như: Khuyên tai 2 đầu thú, Mộ chum gốm.
Sưu tập hiện vật đồ mộc: với gần 1.400 hiện vật, bao gồm những hiện vật văn hóa dân gian gắn liền với cuộc sống sinh hoạt hằng ngày của cư dân người Việt ở vùng đất Nam bộ xưa. Đặc biệt là hiện vật của Dinh Gia Long và liên quan đến hai trong “Tứ đại phú hộ) miền Nam đặt ra vào cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX gắn liền với cuộc sống trong đó tiêu biểu là mộc bản “Đại Nam quốc toàn đồ” bằng gỗ mun, khắc nổi chữ Hán Nôm. Mộc bản thể hiện khá rõ ràng và tương đối đầy đủ toàn bộ lãnh thổ và lãnh hải Việt Nam.
Khuôn in tiền giấy Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa: Gồm khuôn in tín phiếu mệnh giá 5 đồng do Ủy ban Hành chính kháng chiến Trung bộ làm theo sắc lệnh 234/SL ngày 18/7/1947 của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; khuôn in tín phiếu 20 đồng lưu hành ở vùng Nam bộ trong khoảng thời gian 1948 – 1952, in tại phân ban A (Đồng Tháp Mười); và khuôn in 20 đồng lưu hành ở vùng Nam bộ trong khoảng thời gian 1948 – 1952…
Phòng Kiểm kê và Bảo quản thường xuyên cung cấp nội dung, hình ảnh, hiện vật phục vụ các trưng bày chuyên đề và cố định tại bảo tàng cũng như phối hợp với các bảo tàng bạn thực hiện trưng bày chuyên đề thuộc phạm vi ngoài bảo tàng. Thực hiện nhiệm vụ thiết yếu của bảo tàng là giữ gìn các di dản văn hóa, đồng thời khai thác và phát huy một cách tốt nhất giá trị của những hiện vật của bảo tàng nhằm giáo dục và phổ biến tri thức khoa học đến với công chúng.
Hàng năm, có rất nhiều sinh viên, nhà báo, nhà nghiên cứu khoa học tìm đến bảo tàng để khai thác thông tin, hình ảnh phục vụ cho các công trình nghiên cứu khoa học, viết bài nghiên cứu. Trong những năm gần đây, nhằm gắng công tác chuyên môn của bảo tàng và hoạt động xã hội hóa, với đội ngũ cán bộ kiểm kê, bảo quản nhiều kinh nghiệm. Phòng Kiểm kê Bảo quản thường xuyên thực hiện một số hợp đồng liên quan đến công tác lập hồ sơ khoa học, bảo quản và phục chế hiện vật trưng bày cho một số di tích, bảo tàng trên địa bàn thành phố và của một số tỉnh.